So ist die Betriebskostenabrechnung rechtssicher

Vermieter-Tipps bei der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung macht weder Mietern noch Vermietern Spaß. Muss man sie erstellen, tappt man leicht in eine der vielen Fallen. Am Ende muss man sich schlimmstenfalls mit ungeahnten Folgen herumschlagen, weil die Abrechnung nicht völlig einwandfrei war. Diese nämlich muss der Prüfung durch die Mieter standhalten, die ihre Nachzahlungen so gering wie möglich halten möchten. Am besten klären Vermieter deshalb erst einmal, welche Posten überhaupt wirksam vereinbart werden können. Das definiert in Deutschland (außer im Saarland; vgl. § 49 II. BV) für ältere Verträge die sog. Zweite Berechnungsverordnung (Anlage 3 zu § 27 II. BV) bzw. seit 2004 die sog. Betriebskostenverordnung. Im Einzelfall muss für jeden Posten genau geprüft werden, ob er berücksichtigt werden kann.

Rechtssichere Betriebskostenabrechnung

Im zweiten Schritt wird dann der Verteilerschlüssel zum entscheidenden Instrument der alljährlichen Abrechnung. Er definiert, welchen Anteil an den laufenden Betriebskosten welcher Mieter zu zahlen hat. Um aber eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu erstellen, sind noch viele andere Fallstricke zu vermeiden. Zum Beispiel diese:

Vermieterfallen bei der Betriebskostenabrechnung

  • Spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss dem Mieter die Betriebskostenabrechnung zugegangen sein. Kommt die Abrechnung später, muss der Mieter eventuelle Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr akzeptieren, hat aber dennoch Anspruch auf die Anrechnung eines möglichen Guthabens, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
  • Es ist nicht zulässig, wenn sich in den Rechnungen für Wartungskosten auch Kosten für Reparaturen verbergen, die dann mit den Betriebskosten abgerechnet werden.
  • Die Quadratmeterangaben der abgerechneten Wohnungen sollten unbedingt stimmen.
  • Genau arbeiten, damit Flüchtigkeitsfehler wie zweimal abgerechnete Posten gar nicht erst vorkommen.
  • Zu den Vermieterfallen bei der Betriebskostenabrechnung zählen auch Sammelposten wie „sonstige Kosten“. Sollen diese wirksam vereinbart werden, müssen anstelle der „sonstigen Kosten“ die einzelnen Kostenpunkte genau benannt werden. (BGH, Urteil vom 07.04.2004 – VIII ZR 167/03).

Betriebskosten bei großen Wohneinheiten

Mehrere Wohnungen können in einer Abrechnung zusammengefasst werden, wenn sie eine sogenannte Wirtschaftseinheit bilden (vgl. BGH, Urteil vom 20.10.2010 – VIII ZR 73/10). Das ist zum Beispiel bei den Wohnungen eines einzigen Gebäudes – vorausgesetzt diese verfügen über vergleichbare Bauweise, Ausstattung und Größe (vgl. nochmals BGH a.a.O.) – der Fall, bei denen es viele gemeinsame Kosten gibt. Steht eine Wohnung leer, dürfen die anteiligen Kosten dieser Wohnung übrigens nicht auf die vermieteten Wohnungen umgelegt werden, da grundsätzlich der Vermieter diese Kosten zu tragen hat (BGH, Urteil vom 31.05.2006 – VIII ZR 159/05).